［3］FAXを送るときに気をつけたい！　6つのポイント

訪問看護師の方に知ってほしいマナーについての連載です。第3回は仕事でFAXを使ってやりとりする際のポイントをマナーの視点で考えます。FAXを送る際に気に留めてほしいポイントをまとめましたので、ぜひご覧ください。

FAXは、一般には利用頻度が減少傾向にありますが、訪問看護領域やその周辺ではまだまだ活用されている印象があります。私は日ごろから、FAXを使ったやりとりには、マナーに対する姿勢や考え方が反映されやすいと感じています。今回は、FAXを送るときに留意してほしいポイントを6つご紹介します。どれも普段から心がけているという方には確認としてお読みいただけましたら幸いです。

ポイント①　情報漏えいのリスクに配慮する

FAXの送り先がどのような環境で受信するかは、先方の事業所の規模や業務内容などによってさまざまです。受信機が相手のデスクのすぐそばにあることもあれば、小さくない事業所でも建物内に1か所にしかなく、多くのスタッフで受信機を共有している場合もあります。受信機の場所によっては、来訪者の目に触れる可能性もあります。考えてみると、FAXは電話やメールよりも情報漏えいのリスクが高い通信手段ですね。

情報漏えいが起こってしまうことで、利用者さんや関係者にも迷惑がかかってしまいます。こうしたことが起こらないように配慮するのは、FAXのやりとりにおいて最も重要なマナーといえるでしょう。当然ながら、機密文書や親展の書類はFAXでの送信を避けるべきです。

情報漏えいを防ぐ観点から、次の点にも留意します。

FAXの送信前後に電話で連絡をする

忙しい中、相手をわずらわせるのではないかと電話連絡を控えるのは、逆にマナー違反といえるでしょう。送信相手に確実にFAXを届けるために、できるだけ送信する旨を電話で伝えてから送信するようにします。状況により事前に連絡できなかった場合は、送信後に電話をします。送信相手が不在の場合は、電話に出た人に、FAXを送信相手の机上に置いていただけるようにお願いします。

FAX番号の確認

送り先のFAX番号の押し間違いが絶対に起こらないとは言えません。あわてずにしっかりと番号を確認し、入力します。頻繁にやりとりすることが考えられる相手は、テスト送信を行った後、番号を登録しておいたほうがよいでしょう。便利なだけでなく誤送信のリスクを減らせます。

もし誤送信してしまったら、即座に誤送信先に連絡をとり謝罪します。そして、送信した書類を破棄していただくようお願いします。FAX番号しかわからなければ、誤送信のお詫びと書類破棄のお願いを記載したFAXを送信します。

ポイント②　送信する書類は黒い部分をできるだけ少なく

送信書類の文字や段落に黒やグレーでアミ掛けをし、紙面にめりはりをつけて見やすく工夫している事業所があります。その配慮はうれしい反面、受信機のインクが大量に消費されてしまうので少し迷惑でもあります。電話やメールのやりとりに比べると、インクコストがかなりかさみます。ですから、できるだけ送信先の負担が小さくなるよう配慮することも大切なマナーです。

実は以前、ある事業所から大変アミ掛けの多いFAXを頻繁に受信した時期がありました。FAX受信機には、スキャナー機能も有した複合機(複合機を使用している小規模事業所は少なくないと思います)を利用していたのですが、インクがすぐになくなり交換頻度が高くなってしまい、残念な思いをしました。

しかし、そのことを先方には告げづらく、そのうち、こちらからはその事業所に積極的に連絡をしなくなってしまいました。

このような経緯があり、黒い部分が少ないFAXを受け取ると、マナー意識が高いと感じるようになりました。FAX送信する書類では、黒やグレーのアミ掛けは控えて、罫線も必要最小限に、イラストを配するならシンプルな線画にしてみるのはいかがでしょうか。インクの消費量を抑えるだけでなく、読みやすさもアップするのではないかと思います。

ポイント③　写真のFAX送信は慎重に

皮膚症状や創部の変化などを知らせるために、その部位を写真撮影し、プリントした画像をFAXで送信することもあるかと思います。

しかし、この方法はおすすめできません。手元のカラープリントではしっかりと認識できている写真でも、FAXで送信してしまうと、受信側ではただただ一面に黒く、何が写っているのかさえわからない画像に変わってしまう場合があります。

前出のインクコストのことも考えると、写真はデータをメールで送付する方法が一番伝わりやすい手段だと思われます。

それでもFAXで送信しなければならない場合は、送信後に相手に電話で写真の状態を確認し、補足説明をする必要があるかもしれません。

ポイント④　ファイリングしづらくないよう書類を作成する

FAXで届いた書類は、ポケット式ファイルやパンチ式ファイルなどに綴じることが多いと思います。ファイルに綴じたときのことを考え、書類のレイアウトにも配慮するとよいでしょう。

文書の左側や上側は、ファイリングするときにパンチで穴を空ける可能性があるため十分にスペースを空けます。紙面いっぱいに文字があると、文字の位置とパンチの穴が重なってしまい、報告書の項目が見えなくなってしまったという話を何件か聞きました。

また、パンチ式もポケット式も書類の数が多くなると、ファイルを開いた際に開ききらず綴じ側が見えづらくなることがあります。その点も配慮してスペースをつくる必要があります。

加えて、各書類の書式やデザインは、頻繁に変更しないことをおすすめします。ファイリングすると、落ち着きがなくうるさい印象をもたらし、安定感のない事業所であるようなイメージにつながってしまいます。

ポイント⑤　書類に使う文字サイズや書体選びにも配慮を

最近は文字書体のバリエーションが豊富になり、手軽に自由にさまざまな書体を選んで使えるようになりました。

しかし、ビジネスシーンでは書体選びに慎重にならなければなりません。書体は思った以上に、書類の印象を左右します。

私の出身地の茨城県行方市では数年前から株式会社モリサワの連携協力を得て、市報などにUD(ユニバーサルデザイン)フォントを使用しています。以前のものと書体の変化はあまり感じないのですが、読みやすさなど細部に多くの工夫が施されたフォントなので、市報を読んだ知り合いの多くが「どこが変わったかよくわからないが、すごく読みやすくなり、雰囲気がよくなった」と言います。このように、書体1つで紙面の印象が変わるケースはよくあります。

ちょっとした工夫のつもりで、例えばFAX送信状の一部の文字に少し変わった書体を使用すると、小細工感が漂うとでもいいましょうか、うるさく感じる人もいるようです。デザインのプロでなければ、少し変わった書体をバランスよく配置するのは難しいのです。

ですから、使用する文字の書体は、一般的な明朝体やゴシック体がマナーの観点からはおすすめです。

また、小さな文字は避けるなど、文字のサイズにも配慮が必要です。小さな文字は送信先の受信機によってはつぶれて読めなくなることもあります。

ポイント⑥　手書きの部分はていねいに書く

この記事を書くにあたり、訪問看護師のみなさまと、業務でやりとりしている方たち数名にお話を伺ったところ、FAXの宛名に関するお話がいくつか聞かれました。FAX送信状の宛名部分は手書きで記すことが多いと思います。宛名の文字が雑に書かれていると、いかにも忙しそうな雰囲気が伝わり、あまり気持ちのよいものではないそうです。

パソコンで作成した文書の中、少ない手書きの文字は目立ちます。心を込めて、ていねいに書きたいものですね、自戒の念も込めて。

ー第4回へ続く